Assistant / Assistante de direction

Mission

Vous avez pour mission d'assister le Directeur Général des Services Adjoint aux Moyens ainsi que la Directrice des Affaires Financières dans l'organisation et le bon déroulement de leurs activités. Vous assurez également un appui aux services de la Direction des Affaires Financières.
Activités principales

Assistanat DGSA et DAF
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes et répondre aux demandes ;
- Préparer le travail et accompagner le bon déroulement des procédures et évènements ;
- Assurer la gestion de l'agenda de la DGS et de la DAF, l'organisation des réunions, la réservation des salles et contrôler les échéances ;
- Gérer le suivi de la signature des parapheurs et leur diffusion ;
- Enregistrer le courrier et le diffuser aux responsables concernés (gestion du courrier entrant/sortant) ;
- Rédiger des courriers, des comptes rendus et les relevés de décisions ;
- Assurer la publication et l'actualisation de différents documents du service sur intranet (rôle de référent intranet) ;
- Diffuser les mails à destination des personnels, Directeurs ou Responsables Administratifs ;
- Organiser et gérer le classement des documents conservés (Archivage) ;
- Organiser les entretiens professionnels des agents rattachés à la DGSA et la DAF ;
- Assurer le suivi et la validation des congés des agents rattachés à la DGSA et la DAF ;
- Assurer un appui auprès de l'assistante de la DGS en cas de besoin (surcharge de travail, absences.).

Appui des activités de la DAF
- Participer à des réunions de service (prise de notes, rédaction et diffusion de compte-rendu) et en assurer le suivi ;
- Assister la DAF dans ses fonctions (déplacements, recrutements.) ;
- Assurer le rôle de référent annuaire DAF ;
- Participer à la Commission d'Appel d'Offre ;
- Coordonner le rétro planning budget ;
- Assister autant que de besoin, les chefs de service de la DAF.